Onboarding in de akkerbouw en vollegrondsgroenteteelt

Onboarding is het proces waarin je nieuwe werknemers op een goede manier laat landen in je organisatie. Onboarding betekent letterlijk ‘aan boord stappen’. Hoe zorg je ervoor dat jouw nieuwe werknemers goed aan boord kunnen stappen en zich snel thuis voelen bij jou in het bedrijf? Wat is dan het verschil tussen inwerken en onboarden? En wat komt er allemaal bij kijken? We leggen het je op deze themapagina allemaal uit.

Inwerken en onboarden zijn beide essentieel voor het succes van nieuwe werknemers, maar ze verschillen in betekenis. Inwerken richt zich op het snel operationeel maken door training en begeleiding, terwijl onboarden het volledige proces omvat, inclusief training en integratie in de organisatie en haar cultuur. Een gestructureerd onboardingsprogramma vergroot de kans op succes, zorgt voor meer betrokkenheid, verkleint de kans dat de werknemer (snel) vertrekt en helpt de nieuwe collega sneller productief te zijn. Een succesvol onboardingsprogramma is verankerd in alle onderdelen van de organisatie en begint ruim voor de eerste werkdag.

Zoals gezegd begint het goed aan boord laten komen van een werknemer al (ruim) voor de eerste werkdag. Dit wordt ook wel preboarding genoemd. Dat is dat deel van het totale proces dat plaatsvindt vóór de eerste werkdag van een nieuwe werknemer. Het is bedoeld om nieuwe werknemers te verwelkomen in het team, hen voor te bereiden op hun nieuwe rol en ervoor te zorgen dat ze zich al vóór hun eerste dag betrokken voelen bij het bedrijf.

Het doel van pre-boarding is het creëren van een werkomgeving waarin de nieuwkomer zich direct welkom voelt. De werknemer is goed geïnformeerd, andere collega’s zijn op de hoogte en de werkplek is volledig ingericht.

Het is natuurlijk afhankelijk van de functie die de werknemer gaat vervullen welke acties er in de periode voordat de nieuwe werknemer start nodig zijn. Maar er zijn natuurlijk ook onderdelen die voor elke nieuwe werknemer van belang zijn.

Op de eerste werkdag is het belangrijk dat de nieuwe werknemer zich welkom voelt en voorbereid is om aan het werk te gaan. Een goede eerste indruk van de taken en de verwachtingen van de organisatie zijn hierbij essentieel.

 Je start met een warm welkom voor de nieuwe werknemer. Je zorgt er als werkgever voor dat je er bent om hem te kunnen verwelkomen. Ook stel je de nieuwe werknemer voor aan de collega’s op de werkvloer en wanneer er sprake is van een buddy, zorg je ervoor dat zij de ruimte krijgen om met elkaar kennis te maken en afspraken te maken. Afhankelijk van wat noodzakelijk is om de functie goed te kunnen uitvoeren praat je de nieuwe werknemer bij over zijn nieuwe werkomgeving; wat is het doel, hoe ziet de organisatiestructuur eruit en wat doen bijvoorbeeld andere afdelingen of teams. Indien nodig spreek je de taakomschrijving nogmaals door en leg je uit hoe de werkzaamheden binnen deze functie bijdragen aan het geheel van de afdeling en van het bedrijf.

Ook praktische zaken zoals uitleg over het werken met bepaalde machines of installaties en het overhandigen van bijvoorbeeld sleutels of een toegangspas. Laat de werknemer eventuele inlogcodes testen en verstrek relevante veiligheids- en calamiteiteninformatie. Wanneer er trainingen en opleidingen nodig zijn dan is het goed om deze door te nemen en neem de nieuwe werknemer mee in het introductieprogramma. Ook is belangrijk te weten voor de nieuwe werknemer hoe het werkt met ziekmelden, het opnemen van vakantie en bijvoorbeeld overwerk.

In de eerste week is er voornamelijk aandacht voor het vergroten van kennis van de interne processen en wat er van de nieuwe werknemer wordt verwacht. De werknemer voelt zich op zijn of haar plek in zijn nieuwe werkomgeving.

Een aantal punten die van belang zijn in de eerste werkweek van een nieuwe werknemer op jouw bedrijf:

Socialisatie en HR

• Maak een afspraak voor een persoonlijk welkomstgesprek met het afdelingshoofd, manager en/of directie.
• Check hoe de kennismaking met andere teams of afdelingen verloopt en of daar vragen over zijn.
• Leg de jaarlijkse ontwikkel- en beoordelingscyclus uit en vertel hoe targets worden vastgesteld.

Werkzaamheden en verwachtingen

• Geef een eerste zelfstandige opdracht. Maak deze relatief klein en makkelijk uitvoerbaar.
• Plan dagelijks een kort contactmoment in.
• Plan een nabespreking of evaluatie nadat de eerste taken zijn gedaan en vergaderingen of trainingen zijn bijgewoond.
• Geef indien nodig aanvullende informatie over de afdeling en organisatie om de kennis van de missie, waarden, doelen en initiatieven te vergroten.

Technologie en toegang

• Vraag of al het apparatuur en de werkmaterialen goed functioneren en geef toelichting waar nodig.

De nieuwe werknemer weet gedurende de eerste maand steeds beter hoe de prestaties zich verhouden tot de verwachtingen van de organisatie. De werknemer blijft werken aan ontwikkeling, kennis van de organisatie en het netwerk.

De nieuwe werknemer neemt weloverwogen beslissingen, draagt bij aan de teamdoelstellingen en ontwikkelt effectieve werkrelaties. De werknemer heeft zelfvertrouwen ontwikkeld, neemt uit zichzelf extra verantwoordelijkheden en werkt tot op bepaalde hoogte autonoom.

Taken en verwachtingen

• Vier de successen en geef erkenning voor de bijdrage van de werknemer.
• Blijf regelmatig informele feedback geven. Bewaar formele feedback voor het jaarlijkse beoordelingsgesprek.
• Bespreek de ervaringen over het werk:
  – Hoe verhouden de verwachtingen over de rol en de organisatie zich tot de werkelijkheid;
  – In welke mate kan de werknemer de vaardigheden en kennis toepassen en hoe kan dit worden verbeterd? Wat werkt goed en wat is nog nodig?
• Bespreek de verwachtingen en doelen voor het komende jaar.

Het onboardingproces is flexibel en kan worden afgestemd op de behoeften van zowel de werkgever als de werknemer. De bovenstaande versie is uitgebreid, maar als werkgever kun je zelf bepalen welke stappen relevant zijn. Hierdoor kan het proces zowel uitgebreid als beknopt worden ingericht, afhankelijk van wat het beste past.

Het personeelshandboek voor Open Teelten helpt je nieuwe medewerkers snel wegwijs te maken binnen jouw bedrijf. Dit praktische handboek bevat alle belangrijke informatie zoals huisregels, bedrijfsrichtlijnen en praktische informatie over het werken binnen jouw organisatie. Het handboek is beschikbaar in zowel PDF- als Word-formaat, zodat je het makkelijk kunt aanpassen aan de specifieke situatie binnen jouw bedrijf.

Daarnaast is de onboarding checklist beschikbaar, een handige tool die jou als werkgever helpt bij het gestructureerd begeleiden van nieuwe werknemers tijdens hun integratie in jouw organisatie.